社内文書ペーパーレス化ガイド

電子化の流れ・フォルダ構成・命名規則・保管ルール。実務に合わせたテンプレートと管理方法の確認

紙文書から電子化へのシフト手順を目安として示します。実際の運用は企業のセキュリティポリシー・保管期限・アクセス権限に合わせてカスタマイズしてください。

ペーパーレス化の基本ステップ

  1. 文書タイプを選択 — 請求書・契約書・日報・議事録など対象文書を決定。カテゴリごとに管理ルールが異なります。
  2. 保存期間とセキュリティレベルを指定 — 法定保管期間（法人税7年・労務関連3〜5年）とアクセス権限の必要レベルを確認。
  3. 推奨フォルダ構成と命名規則を確認 — 生成されたテンプレートに従い、ファイルサーバー上のフォルダ構成を構築。月次・四半期・年度単位での整理方法も参照。

代表的な文書タイプから選択

電子化条件を指定

入力後に推奨フォルダ構成と管理方法が表示されます

よくある質問

Q. 入力データは外部に送信されますか？
A. 送信しません。すべてブラウザ内で計算が完結します。
Q. スキャン後の原本は廃棄してもよいですか？
A. 法定保管期間終了後での廃棄が原則です。紙文書と電子ファイルの両方を規定期間保管し、その後スケジュールに従い処分してください。企業の文書保存ポリシーと法務部門にご確認ください。
Q. クラウドストレージと社内ファイルサーバーのどちらを選ぶべきですか？
A. 機密文書の場合は社内サーバー・外部アクセスが多い場合はクラウド（アクセス権限管理・通信暗号化完備）という選択が一般的。両者のハイブリッド運用も検討してください。セキュリティ要件の詳細は情報セキュリティ部門にご相談ください。

ご注意

本ツールは概算です。正確な金額は給与明細・公式情報・税理士・FP（ファイナンシャルプランナー）にご確認ください。

参考: 国税庁・厚生労働省・日本税務会計学会の公式情報。最新情報は各公式サイトをご確認ください。

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